MONTRÉAL – Système intégré de gestion des immeubles par téléphone intelligent

Publié le 26 mai 2014

La Direction des immeubles de la Ville de Montréal a la responsabilité d’entretenir plus de 800 immeubles ayant une superficie totale de 1 200 000 m² et une valeur de remplacement de 3 225 000 000 $. Un tel parc immobilier exige un entretien constant et rigoureux.

Lorsqu’un occupant d’un immeuble constate un problème au niveau du bâtiment, celui-ci effectue une requête auprès de la Direction des immeubles. Auparavant, le cycle de vie d’une requête passait par plusieurs intervenants et le format papier de la requête entraînait des délais lorsque le contremaître concerné était à l’extérieur du bureau.

À l’automne 2013, pour améliorer la performance de son service, la Direction des immeubles de la Ville de Montréal, en partenariat avec le Service des technologies de l’information (STI), a mis en place le projet SIGI Mobile. Ce projet permet désormais le traitement des requêtes de service de façon automatisée et sans papier.

En effet, lorsqu’une requête est saisie dans le système SIGI, celle-ci est directement acheminée au contremaître via sa tablette électronique (et son ordinateur). Il peut ainsi rapidement et avec efficience analyser la demande de requête, y ajouter des notes, des précisions ou exiger le cadenassage de l’équipement et réacheminer la requête à ses cols bleus à même leur téléphone intelligent.

L’utilisation d’un programme intégré de gestion des immeubles vise avant tout à améliorer l’efficience de la gestion des ressources humaines. Bien qu’efficace, la main-d’oeuvre n’avait pas tous les outils disponibles pour réaliser ses objectifs au niveau de la réalisation des requêtes de service. En effet, la gestion des documents administratifs était lourde tant pour les contremaîtres que pour les cols bleus.

Depuis de nombreuses années, les problèmes qui découlaient de l’utilisation d’un support papier pour effectuer le suivi des requêtes étaient bien connus : pertes de temps pour les contremaîtres et les cols bleus; pertes d’informations importantes; beaucoup d’intermédiaires pour le traitement des requêtes; bref, un manque d’efficience qui se traduisait par des pertes financières au niveau de la gestion de la main-d’œuvre et du suivi des interventions.

À l’ère des nouvelles technologies de l’information, l’arrivée récente sur le marché de tablettes et de téléphones intelligents ouvrait la porte à une plus grande mobilité de la main-d’oeuvre en raison du transfert et du traitement de l’information qui deviennent beaucoup plus efficaces et performants.

Depuis quelques années, la Direction des immeubles de la Ville de Montréal songeait à l’utilisation de ce support technologique mobile. Malheureusement, il n’existait sur le marché aucun logiciel ou application qui répondait à ses exigences; il fallait donc en créer un de toutes pièces.

Pour ce faire, la Ville de Montréal a opté pour la création d’une interface interactive pour les tablettes des contremaîtres et les téléphones intelligents des cols bleus. Comme il n’y avait aucun précédent pour ce type de logiciel dans la gestion des immeubles municipaux, la tâche s’avérait assez imposante pour l’équipe de la Direction des immeubles et du Service des technologies de l’information.

En moins de deux ans, cette tâche titanesque a été accomplie avec brio : l’arrimage entre le système SIGI et la nouvelle application mobile a demandé une collaboration étroite entre la Direction des immeubles et le Service des technologies de l’information de la Ville de Montréal. Ils ont dû déployer des trésors d’imagination et de débrouillardise.

Finaliste du Mérite ovation municipal 2014